En av de største utfordringene vi opplever i prosjektet er journalføring, eller regelmessig registrering av data. Med det mener vi det å notere ned hvor mye yoghurt som lages hver dag, hvor mange barn som får yoghurt, om de betaler for hver gang eller månedlig osv. Å ha jevn og god journalføring er en utfordring mange prosjekter har, og er ikke noe nytt i en afrikansk setting. Det snakkes kanskje ikke så høyt om det i redsel for å miste kredibilitet, men åpenhet er viktig mener vi. Men hvorfor er det så vanskelig?

Et av møtene som ble holdt for å diskutere de ulike ansvarsområdene

For de fleste nordmenn er journalføring en selvfølge og noe vi er vant med fra vi er små. Men når lærte vi egentlig dette? Lærte vi journalføring på barneskolen? Eller er det noe vi lærte senere i skolegangen? Eller først når vi fikk vår første jobb? Med tanke på at mange av de som jobber med yoghurtprosjektet i Mgeta har på det meste barneskoleutdanning, og er småbønder i en kultur hvor det å skrive ned informasjon ikke er vanlig, blir det klarere hvorfor dette er en så stor utfordring.

Men er det ikke logisk at man må holde oversikt? Jo for de fleste av oss er det det. Men i Tanzania lever man annerledes. Mange lever fra dag til dag og da spiller det ingen rolle hvor mye penger de hadde for eksempel forrige måned eller år. Det er i dag og i morgen som teller. Selvfølgelig tenker noen fremover, spesielt med tanke på jordbrukssesongen, men dette fører ikke til journalføring. Når det å holde oversikt over detaljer heller ikke er en vane, så blir dette en utfordring når man skal drive en bedrift eller et prosjekt i samarbeid med andre som ønsker slike oversikter.

Vi jobber tett med denne utfordringen hele tiden. Solomon, vår Tanzanianske prosjektkollega, gjør en stor innsats på dette området, og det gjør også Twawose og lærerne på skolen. Blant annet har vi laget oversiktlige bøker for både Twawose og lærerne slik at de har oversikt over hvilken informasjon som skal føres hver dag. Rutinene for journalføring blir derfor sakte men sikkert etablert og er bedre nå enn de var før jul. Målet er at dette tilslutt skal gå av seg selv og være naturlig, men som vanlig tar det meste tid i Tanzania, og det er noe vi må forholde oss til.

En av lærerne som leser opp navnene på barna

Andre utfordringer vi har er hvordan vi best skal organisere betalingen. Slik det er i dag betaler foreldrene for en eller flere måneder av gangen, og de kan velge å kjøpe 125ml eller 250ml yoghurt til barna sine per gang. De får da redusert prisen med 50% som blir dekket av donorer i Norge. Men de som ønsker kan også kjøpe yoghurt en gang i blant og da betale i kontanter direkte på skolen. Mange av barna tar i bruk denne muligheten og kjøper seg en kopp yoghurt i ny og ne når de har litt lommepenger. I disse tilfellene kan de kjøpe så mye de vil og så ofte de vil, men siden det ikke er en fast gang i uken blir det utenfor prosjektet og de b

etaler full pris. Begge måter fungerer, men sidendet er forskjellige praksiser vanskeliggjør det journalføringen. Dette er også noe vi jobber med for å forbedre og finne gode løsninger både slik at barna får mest mulig næringsrik yoghurt og slik at det er enkelt å holde oversikt.

Barna venter på at navnet deres blir lest opp slik at de får yoghurt

Det tar også tid for lærerne å dele ut yoghurten siden navn skal leses opp, yoghurt helles i kopper og samles inn igjen for vasking og ny bruk. I løpet av året er målet å få på plass en ny type forpakning for yoghurten som gjør at poser kan leveres direkte til barna uten at det tar tid å helle i og samle inn koppene. Det vil også gjøre journalføringen lettere da hver pose vil inneholde 250ml og man lettere kan regne mengde.

Det mest positive er at både lærerne ved Nyandira barneskole og medlemmene i Twawose er veldig motivert for å forbedre praksisen med journalføring slik at alle får den betaling og mengde man har rett på. Og det vi håper på er at etterhvert som gode praksiser blir etablert vil det redusere både tid og arbeidsmengde for alle involvert, og gjøre det lettere for oss alle hvis vi starter opp på andre skoler.

Hvis noen har erfaringer med journalføring i lignende prosjekter eller gode forslag setter vi pris på om du tar kontakt.